Como é que o Nordix BIOS gere a receção de encomendas em vários canais?
Um cliente B2B de longa data faz uma encomenda por WhatsApp. Um novo comprador envia um PDF por e-mail. Uma cadeia de retalho envia EDI. O BIOS lê os três, normaliza-os no formato de encomenda do ERP, verifica crédito e stock, e confirma o ETA no canal em que o cliente enviou. A secretária de vendas só vê as encomendas que precisam de atenção humana — exceções, novas contas, renegociações de contrato.
Em contas maduras, encomendar torna-se conversacional: "O mesmo que no mês passado mais 20 por cento no SKU 4471." O BIOS extrai o histórico da encomenda, aplica a alteração, pede o número de PO e confirma. O comprador nunca abre um portal.
Tínhamos três administrativos a tempo inteiro a processar encomendas. O BIOS trata de 87 por cento das encomendas de ponta a ponta por WhatsApp e e-mail, e a equipa finalmente tem tempo para arranjar os sistemas que estavam partidos.
Rastreabilidade, seguimento de fornecedores e escalada de incidentes
A rastreabilidade de lote e batch é uma das perguntas chatas a que o BIOS responde mais depressa. Um cliente pergunta onde está o lote 240817-A no sistema; o BIOS lê o WMS e o registo de produção, responde com a data de produção, as matérias-primas de origem, o certificado de análise e os registos de expedição — no chat, em segundos.
O seguimento de fornecedores corre da mesma forma. As ordens de compra em atraso vão para o fornecedor por WhatsApp ou e-mail, o BIOS pede um ETA revisto, escala se o fornecedor falhar a janela de resposta, e notifica o comprador quando a resposta muda. O responsável de compras vê um relatório diário de exceções em vez de perseguir a caixa de correio.
Os incidentes de qualidade e reclamações de clientes são encaminhados por gravidade. Uma não-conformidade de uma conta estratégica avisa diretamente o responsável de fábrica com a encomenda, o lote, as fotografias e o histórico do cliente anexados. O BIOS mantém o fio do cliente quente com atualizações de estado enquanto a equipa investiga.
Os relatórios diários de inventário, throughput e antiguidade de encomendas são enviados para a ferramenta de BI que a operação já utiliza — Looker, Metabase, Power BI ou Google Sheets — no horário definido pelo responsável de operações.
Um dia típico num distribuidor com o Nordix BIOS
Um dia típico num distribuidor com o Nordix BIOS
Desde o batch EDI das 6h até ao relatório de exceções da noite, o BIOS mantém a operação a andar com um back office mais pequeno.
~PT12H
- 1
6:00 — batch EDI
Chegam encomendas EDI noturnas de clientes de cadeia. O BIOS normaliza no ERP, corre verificações de crédito e stock, confirma o ETA por EDI.
- 2
8:30 — encomendas por WhatsApp
Clientes B2B regionais lançam reencomendas por WhatsApp. O BIOS lê cada fio, aplica a encomenda, confirma no chat.
- 3
11:00 — pedido de rastreabilidade de batch
Um distribuidor de farmácias pergunta onde está o lote 240817-A. O BIOS responde com a data de produção, lotes de matéria-prima, CoA e expedição — no chat.
- 4
14:00 — seguimento de fornecedores
Três POs estão em atraso. O BIOS avisa cada fornecedor, recolhe ETAs revistos, atualiza o painel do comprador.
- 5
16:30 — incidente de qualidade
Uma bandeira de não-conformidade de uma conta estratégica é encaminhada para o responsável de fábrica com o lote, as fotografias e o histórico do cliente anexados.
- 6
18:00 — relatório diário
O relatório de inventário, throughput e antiguidade de encomendas é enviado para o Power BI para a revisão de operações da manhã.
Veja Operações conversacionais, Automação de tarefas agendadas e o Módulo BIOS.
Perguntas frequentes
Com que sistemas ERP e WMS é que o Nordix BIOS se liga?
O Nordix BIOS integra-se com SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage, PHC, Primavera, Odoo e as principais plataformas ERP europeias e brasileiras. No lado do armazém, o BIOS liga-se a Manhattan, Infor, Körber, Mecalux e aos líderes de WMS open-source. Para construções personalizadas e sistemas legados, o BIOS utiliza a mesma automação de ecrã que usa noutras operações.
O BIOS pode processar EDI em produção?
Sim. O Nordix BIOS lê EDIFACT, X12 e os dialetos regionais através do tradutor EDI que a operação já utiliza (ou através de um tradutor parceiro). As encomendas de entrada chegam à mesma fila das encomendas por WhatsApp e e-mail, normalizadas num único formato interno de encomenda. As confirmações de encomenda de saída, ASN e faturação fluem todas pelo mesmo gateway EDI.
Como funciona a rastreabilidade de batch e lote?
O Nordix BIOS lê o livro de lotes do WMS, os registos de batch do sistema de produção e os lotes de matérias-primas dos fornecedores, e junta-os a pedido. Quando um cliente ou auditor pergunta onde está o lote 240817-A, o BIOS devolve a data de produção, os materiais de entrada, o certificado de análise e os registos de expedição numa única mensagem. Os cenários de recall usam o mesmo motor para identificar e contactar cada cliente afetado.
Como é que os incidentes de qualidade são escalados?
Os incidentes são classificados por gravidade na entrada — reclamação de cliente, não-conformidade interna, defeito de fornecedor, recall — e encaminhados ao dono humano certo. O responsável de fábrica, o líder de QA ou o gestor de abastecimento vê o incidente já com o lote, a encomenda, o histórico do cliente e as fotografias anexados. O Nordix BIOS mantém o fio do cliente quente com atualizações de estado enquanto a equipa trabalha o problema.
Para que ferramentas de BI é que o BIOS envia relatórios?
O Nordix BIOS envia relatórios diários, semanais e ad-hoc para Looker, Metabase, Power BI, Tableau e Google Sheets através das suas APIs nativas. O responsável de operações define o que o relatório contém — antiguidade de inventário, throughput de encomendas, OTIF de fornecedor, contagem de exceções — e o horário. O BIOS também responde a perguntas ad-hoc no chat sem produzir um relatório estático.
O BIOS persegue fornecedores tal como persegue clientes?
Sim. O Nordix BIOS gere o lado do fornecedor da mesma forma que gere o lado do cliente. Ordens de compra em atraso recebem uma mensagem de WhatsApp ou e-mail a pedir um ETA revisto. Janelas de resposta falhadas escalam para o comprador. Novos preços de fornecedores e renovações de contrato disparam o playbook virado para o fornecedor. O responsável de compras só vê as exceções que precisam de juízo humano.
Tire o back office da caixa de correio.
Veja como o Nordix BIOS unifica a receção de encomendas, rastreabilidade, seguimento de fornecedores e reporting em todos os canais.
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